ECOSSISTEMA ASP AJUDA SANFORD HEALTH BISMARCK A ATINGIR NOVOS PATAMARES

No período que se seguiu ao crescimento acelerado, o Gerenciamento de Serviços Perioperatórios do Departamento de Processamento Estéril de Sanford Bismarck (CME) iniciou um esforço para eliminar etapas, tarefas e processos com alto potencial de redução de produtividade. A origem desse esforço foi a decisão de instituir um sistema de rastreamento de instrumentais que permitisse a padronização da manutenção de registros de processamento. Através da leitura de códigos de barras ou marcas através de um terminal ou interface móvel, uma fonte substancial de erros foi eliminada.

O sistema de rastreabilidade de instrumentais, no entanto, apenas eliminou algumas das chances de erros de entrada manual. Com a automação disponível através da instalação do Ecossistema ASP, eliminou-se a manutenção manual de registros para esterilizações de baixa temperatura.

Antes do Ecossistema ASP, os Centros de Materiais e Esterilização como o de Sanford, dependiam de registros impressos em papel térmico ou registro manual em bancos de dados baseados em computador para manter registros da esterilização de instrumentos e dispositivos. A manutenção de registros em papel no Sanford representava um processo desatualizado, que aumentava as chances de erro.

Brandi Everding, gerente de CME do Sanford, relata o processo - agora aposentado - de registrar manualmente as cargas do esterilizador de baixa temperatura. “Quando a carga era concluída, fazíamos impressões e digitalizações e as anexávamos na carga correspondente”, disse Everding.

Everding observou que o principal problema desse processo é que sempre havia potencial chance de erro: “Quando você coloca uma impressão em uma carga, você pode digitalizar a impressão para a carga errada.”

Agora que o hospital implementou o Ecossistema ASP, a manutenção manual de registros se transformou numa atividade automatizada, resultando em eficiências mensuráveis do fluxo de trabalho. Everding diz: "Quando ficamos sabendo da Tecnologia ASP ACCESS® e seus recursos, ela nos proporcionou a consistência de fazer com que a manutenção de registros funcionasse da mesma forma para cada carga que fazemos".

Antes da chegada do Ecossistema ASP em Sanford, a atividade de registro manual frequentemente apresentava uma mistura de resultados. Everding relata as atividades de registro e seus desafios: “Posso afirmar que, antes da instalação do Ecossistema ASP, notei que nem todas as informações de registros eram inseridas. Faltava uma coisa aqui e outra lá, fosse o número do lote, o número da carga, a hora de início do IB ou qualquer outra coisa. Definitivamente, isso causava certa frustração e era algo que constantemente tínhamos que discutir com nossa equipe. E [com o Ecossistema ASP], isso melhorou 100%.”

Com um cronograma apertado de esterilização a baixa temperatura, Everding diz: “Executamos muitas cargas de baixa temperatura para uma instalação de nosso porte. Mudamos vários escopos de desinfecção de alto nível para a esterilização.”b Essa alteração resultou no departamento tendo de executar uma média de 25 cargas de esterilização a baixa temperatura por dia.

Como o departamento inclui um IB em cada carga de esterilizador, 25 IBs também precisam ser executados por dia. Isso gerou até 50 tarefas de registro de carga de esterilização a baixa temperatura por dia, representando 50 interrupções, 50 oportunidades de erro e 150,6 minutos de perda de produtividade.

Figura 1.

Antes de usar o Ecossistema ASP, a equipe de CME tinha de lidar com cinquenta interrupções manuais de registro em um dia normal.

^a De acordo com as políticas e procedimentos do hospital.
^b De acordo com as instruções de uso do dispositivo.
^c Com base nos dados reais de março de 2019 fornecidos pelo Sanford.
^d Supondo que 3 minutos são necessários para executar 1 tarefa de registro.

Potenciais Interrupções no Registro Antes do ASP ECOSSISTEMA no Sanford.^e

Figura 2.

Uma representação visual das possíveis interrupções de registro que podem ter ocorrido durante um dia típico em Sanford.

^c Com base nos dados reais de março de 2019 fornecidos por Sanford.
^e Somente para fins ilustrativos.

Independentemente se um técnico coletasse as impressões da carga e registrasse uma carga quando ela estava concluída ou executasse as tarefas de registro no final do dia, a manutenção de registros exigia um tempo que agora pode ser melhor aproveitado nas tarefas em Sanford.

Distrações e interrupções podem ter grandes consequências nos cuidados de saúde. Brixey et al. (2008) descobriram que, após serem interrompidos, os profissionais da saúde geralmente retomavam a tarefa principal, mas somente após a conclusão de uma a oito outras tarefas.² Essas interrupções e distrações podem ter um efeito negativo na memória de trabalho durante a execução de outras tarefas.³ Embora a literatura citada reconheça que algumas interrupções e distrações sejam inevitáveis e às vezes necessárias³, em Sanford, o Ecossistema ASP, por meio de sua automação, evitou distrações e interrupções que vinham com a manutenção manual de registros.

Além de diminuir as distrações e interrupções associadas à manutenção manual de registros, após a implementação do Ecossistema ASP, Sanford veio com outro desafio: a padronização de sua manutenção de registros por meio da automação.

Para facilitar essa padronização, a instalação começou interconectando todos os seus sistemas de processamento de instrumentos com o sistema de rastreabilidade de instrumentos, CensiTrac™. Isso garantiu que um método de registro fosse usado para atividades de processamento, gerando uma economia significativa de tempo e possíveis erros. Nas Figuras 3 e 4 abaixo, vemos como o Ecossistema ASP automatiza a manutenção de registros, eliminando distrações e chances de erro.

As Leitoras STERRAD VELOCITY® conectadas como parte do Ecossistema ASP, também foram benéficas para a instituição. Iniciar um novo IB é simples: a Leitora STERRAD VELOCITY® permite que o operador leia um código no frasco e verifique instantaneamente, para garantir que o tipo correto de IB esteja sendo usado, que o IB não tenha expirado ou que o IB nunca tenha sido incubado antes.

Os resultados de todas as leituras de IB são relatadas ao operador como "Passar" ou "Falha", todos com imagens, para reduzir a chance de mal-entendidos ou erros. Everding observa: “A Leitora STERRAD VELOCITY® literalmente o conduz por todo o processo, o que é uma grande vantagem quando você se depara com principiantes ou novos técnicos. Mais uma vez, isso realmente elimina as chances de erro.”

Por fim, a Tecnologia ASP ACCESS® fornece a todos os Esterilizadores STERRAD® a Tecnologia ALLClear®, e os registros da Leitora STERRAD VELOCITY® na forma de relatório. Embora algumas informações também estejam disponíveis no sistema de rastreabilidade de instrumentos, a Tecnologia ASP ACCESS® também oferece notificações se algum sistema for desconectado da rede, tudo por meio de seu aplicativo da web. “Ele até me enviou um e-mail quando desconectei o antigo [sistema] e estava montando os novos. Definitivamente está trabalhando em seu potencial”, diz Everding.

O Ecossistema ASP tornou-se um componente importante do Sanford Bismarck, permitindo que ele se tornasse uma estrela em ascensão na constelação do Sanford Health.

A manutenção contínua de registros no novo ASP Ecosystem teve um forte impacto no Sanford; de acordo com Everding, sua equipe é interrompida com muito menos frequência e agora pode fazer mais em um dia normal de trabalho. “Isso une tudo e evita a entrada manual, ajudando-os a realizar seu trabalho mais rapidamente. Tem sido muito bom.”

À medida que o crescimento continua na região e nas instalações populares de Dakota do Norte, os benefícios do ASP Ecosystem se tornam mais evidentes, sendo que o SPD no Sanford passou a ter menos interrupções e distrações, e a automação de processos aumentou a produtividade da equipe. Isso libera a equipe para executar o trabalho da melhor forma, comunicando-se com outros departamentos, redesenhando processos para aumentar ainda mais a produtividade e eliminar fontes de erro. Para o ASP Ecosystem, no entanto, o futuro é agora, fornecendo manutenção de registros aprimorada e produtividade aprimorada 24 horas por dia, 365 dias por ano.

Contribuições significativas de Brandi Everding, Gerente de CME do Sanford Medical Center Bismarck.

Informações Importantes: Antes de usar, consulte as Instruções de Uso e Guias do Usuário fornecidas, para obter as indicações, contraindicações, efeitos colaterais, advertências e precauções. Nenhuma informação deste estudo de caso visa substituir, complementar e/ou modificar as Instruções de Uso e o Guia do Usuário vigentes e aprovados de cada dispositivo.

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