Hito

El crecimiento explosivo de procedimientos en el Centro Médico "Sanford Bismarck" motivó a su equipo de gestión de servicios perioperatorios a eliminar pasos, tareas y procesos que contenían el riesgo de generar errores que ocasionan disminución de la productividad.

Hoy en día, mediante el uso del ecosistema ASP, se ha eliminado el mantenimiento manual de registros para la liberación de carga del esterilizador de baja temperatura y los registros del IBs.

Al rastrear una herencia de más de 119 años hasta el Sioux Falls Hospital,1 Centro Médico "Sanford Health" se ha convertido en una institución conocida por su estabilidad y excelencia en el cuidado de la salud para los habitantes de Dakota. Sus instalaciones experimentaron un crecimiento sin precedentes en los últimos años y, con ese crecimiento, surgieron mayores demandas para su personal y médicos.

Esta ola creciente de volumen de procedimientos se propagó a nuevas alturas en las tareas de reprocesamiento y esterilización, llevando al personal perioperatorio actual a sus límites. Para encontrar el alivio de esta proliferación de esterilización y tareas administrativas asociadas, el Centro Médico "Sanford Bismarkck" Bismarck (Sanford) adoptó el Ecosistema ASP, que consiste en Sistemas STERRAD® con Tecnología ALLCIear®, el sistema IB STERRAD VELOCITY® y la tecnología ASP Access® como una fuente de apalancamiento para optimizar su operación de esterilización a baja temperatura a través de su potente automatización del flujo de trabajo.

El mantenimiento de registros en papel en Sanford representaba un proceso obsoleto que requería intervenciones manuales diarias, lo que aumentaba las oportunidades de error.

En el período de tiempo posterior al crecimiento explosivo, la Gerencia de Servicios Perioperativos en el Departamento de Procesamiento Estéril (SPD) de Sanford Bismarck comenzó un esfuerzo concertado y comprometido para eliminar pasos, tareas y procesos que tenían el potencial de generar errores que disminuyen la productividad. La génesis de este esfuerzo concreto fue la decisión de instituir un sistema de seguimiento de instrumentos que permitió la estandarización del mantenimiento de registros de procesamiento de los dispositivos; mediante el escaneo de códigos de barras o marcas a través de una terminal o interfaz móvil, se eliminó una fuente sustancial de errores.

Sin embargo, el sistema de seguimiento de instrumentos solo eliminó algunas de las oportunidades de errores de registro manual. Con la automatización disponible a través de la instalación de Sanford del ecosistema ASP, se eliminó el mantenimiento manual de registros para sus esterilizadores de baja temperatura.

Hacer del mantenimiento de registros en papel una cosa del pasado

Antes de la disponibilidad del ecosistema ASP, las SPD como Sanford dependían de registros impresos en papel térmico de sus sistemas de esterilización a baja temperatura o del registro manual de datos en bases de datos informáticas para mantener registros de la esterilización de sus instrumentos y dispositivos. El mantenimiento de registros en papel en Sanford representaba un proceso obsoleto que aumentaba las oportunidades de error.

Brandi Everding, gerente de SPD de Sanford, relata el proceso ahora retirado de registrar manualmente cargas de esterilizador a baja temperatura. “Cuando la carga estaba completa, se tomó impresiones y las escaneó y luego adjuntó [la imagen] a esa carga específica”, dijo la Sra. Everding.

La Sra. Everding señaló el problema clave con este proceso que siempre tenía el potencial de error: "Cuando colocó una copia impresa en una carga, [era posible] podría escanear la impresión en la carga incorrecta".

Ahora que el hospital ha implementado el ecosistema ASP completo, ha convertido el mantenimiento manual de registros para el cumplimiento en una actividad automatizada, lo que resulta en eficiencias medibles del flujo de trabajo. Dice la Sra. Everding: "Cuando nos enteramos de la tecnología ASP ACCESS® y sus capacidades, nos brindó la consistencia para que el mantenimiento de registros funcione de la misma manera para cada carga que hacemos".

Datos faltantes y mantenimiento de registros manual: Le pasa a todo el mundo

Antes de la llegada del ecosistema ASP a Sanford, se observaba con frecuencia que la actividad de registro manual tenía resultados mixtos. La Sra. Everding relata las actividades de registro y sus desafíos: “Puedo decirles que, antes de la llegada del ecosistema ASP, notaba que no se ingresaba toda la información en los registros. Faltaba una cosa u otra, ya sea el número de lote, el número de carga, la hora de inicio del IB u otra cosa. Eso definitivamente causó cierta frustración y era algo que constantemente teníamos que comentar con nuestro personal. Y [con el ecosistema ASP], eso ha mejorado en un 100 por ciento".

Con un ajetreado programa de esterilización a baja temperatura, la Sra. Everding dice: “Ejecutamos muchas cargas a baja temperatura, para una institución de nuestro tamaño. Sacamos varios osciloscopios del HLD y los pusimos en esterilización".b Este cambio hizo que el departamento ejecutara un promedio de 25 ciclos de esterilización a baja temperatura por día.

Dado que el departamento incluye un IB en cada carga de esterilizador, también se deben ejecutar 25 IBs cada día. Esto generaba hasta 50 tareas de registro de carga de esterilización a baja temperatura por día, lo que representa 50 interrupciones, 50 oportunidades de error y 150,6 minutos de productividad perdida.

Un día típico en Sanford de registros de ciclos de esterilizadores y tareas de IB antes del Ecosistema ASP

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Figura 1.

Antes de usar el ecosistema ASP, el personal de SPD habría tenido que manejar cincuenta interrupciones de registro manual en un día promedio.

aDe acuerdo con las políticas y procedimientos del hospital.
bDe acuerdo con las instrucciones de uso del dispositivo.
cBasado en datos reales de marzo de 2019 proporcionados por Sanford
dSuponiendo que se necesitan 3 minutos para realizar 1 tarea de registro

Las distracciones e interrupciones pueden tener resultados menos que buenos

Quizás más frustrante que la falta de información del registro era el requisito ininterrumpido de las tareas de registro, como completar una carga de esterilizador a baja temperatura o una lectura de IB. Estas tareas de registro en Sanford pueden haber sido la causa de distracciones e interrupciones, en promedio uoa cada 10 minutos o menos por turno de 8 horas, que pueden causar sus propios problemas.c La Figura 2 a continuación es una representación visual de las posibles interrupciones de registro de información que podrían haber ocurrido en un día típico en Sanford.

Irónicamente, mientras que las tareas de mantenimiento de registros manuales estaban destinadas a documentar el cumplimiento a través del registro obligatorio después de cada ejecución del esterilizador, las actividades de registro en Sanford se convirtieron en nuevas oportunidades para errores. El mantenimiento manual de registros en el reprocesamiento estéril es una tarea específica y deliberada que eran una interrupción o una distracción de otras actividades de reprocesamiento en Sanford.

Posibles interrupciones del registro previo al ecosistema en Sanforde

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Figura 2.

Una representación visual de las posibles interrupciones del registro que pueden haber ocurrido durante un día típico en Sanford.

cBasado en datos reales de marzo de 2019 proporcionados por Sanford
eÚnicamente para fines ilustrativos.

Independientemente de si un técnico recopiló las impresiones de la carga y la registró cuando se completó, o si realizó las tareas de registro al final del día, el mantenimiento de registros requería tiempo que ahora se puede emplear mejor en otras tareas en Sanford.

Las distracciones e interrupciones pueden tener consecuencias importantes en la atención médica; Brixey y col. (2008) encontraron que después de interrumpir una tarea, los trabajadores de la salud generalmente reanudaban la tarea principal, pero solo después de completar de una a ocho tareas más.2 Estas interrupciones y distracciones pueden tener un efecto negativo en la memoria de trabajo al realizar otras tareas.3 Si bien la literatura citada reconoce que algunas interrupciones y distracciones son inevitables y a veces necesarias,3 en Sanford, el Ecosistema ASP, a través de su automatización, previno las distracciones e interrupciones que vinieron con el mantenimiento manual de registros de baja temperatura.

Estandarización del mantenimiento de registros: Automatización es el nuevo Estándar

Además de disminuir las distracciones e interrupciones asociadas con el mantenimiento de registros manual, después de implementar el Ecosistema ASP, Sanford tenía otra gran intención para el ecosistema ASP: estandarizar su mantenimiento de registros mediante la automatización.

Para facilitar esta estandarización, la instalación comenzó interconectando todos sus sistemas de procesamiento de instrumentos con su sistemas de trazabilidad de instrumentos, CensiTrac™. Esto aseguró que se utilizara un método de registro para las actividades de procesamiento, lo que generó importantes ahorros de tiempo y posibles errores. En la Figura 3 y la Figura 4 a continuación, vemos cómo el ecosistema ASP automatiza el mantenimiento de registros, eliminando distracciones y oportunidades de error.

Tener sus lectoras STERRAD VELOCITY® conectadas como parte del Ecosistema ASP también ha sido beneficioso para la institución. Leer un nuevo IB es sencillo; la Lectora STERRAD VELOCITY® permite al operador escanear un código en el vial y verifica instantáneamente para asegurarse de que se esté usando el tipo de IB correcto, que el IB no esté vencido y que el IB nunca se haya incubado antes.

Los resultados de todas las lecturas de IB se informan al operador como "Pasa" o "Falla", complementado con imágenes, para reducir la posibilidad de errores de interpretación o errores. La Sra. Everding señala, “La lectora STERRAD VELOCITY® literalmente lo guía, así que eso es algo que es una gran ventaja cuando se tiene personal rotativo o nuevos técnicos. Nuevamente, realmente elimina las posibilidades de errores".

Por último, la tecnología ASP Access® proporciona todos los esterilizadores STERRAD® con tecnología ALLCIear® y registros de la lectora STERRAD VELOCITY® en forma de informe. Aunque parte de la información también está disponible en su sistema de seguimiento de instrumentos, la tecnología ASP Access® también ofrece notificaciones si cualquier sistema se desconecta de la red a través de su aplicación web. “Incluso me envió un correo electrónico cuando desconecté el sistema antiguo y estaba instalando los nuevos... definitivamente está funcionando al máximo”, dice la Sra. Everding.

El ecosistema ASP se ha convertido en un componente importante de Sanford Bismarck, lo que le permite convertirse en una estrella en ascenso en la constelación de Sanford Health.

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Figura 3.

Los eventos de mantenimiento de registros manuales son distracciones para la SPD y pueden ser una fuente de errores.

Figura 4.

El ecosistema ASP traslada el mantenimiento de registros a un segundo plano mediante la automatización.

Un futuro de mantenimiento de registros mejorado y continuo para Sanford Medical Center Bismarck

El mantenimiento de registros continuo del nuevo Ecosistema ASP tiene un impacto profundo en Sanford; según la Sra. Everding, su personal es interrumpido con mucha menos frecuencia y ahora pueden hacer más cosas en un día normal. "Simplemente une todo y evita la entrada manual, lo que les ayuda a hacer su trabajo más rápidamente. Ha sido muy agradable".

A medida que continúa el crecimiento para la región y esa popular instalación de Dakota del Norte, los beneficios del Ecosistema ASP se han vuelto más pronunciados; con la SPD de Sanford experimentando menos interrupciones y distracciones y la automatización de procesos que aumentan la productividad del personal. Esto libera al personal para realizar el trabajo que mejor realizan; comunicarse con otros departamentos, rediseñar los procesos para aumentar aún más la productividad y eliminar las fuentes de error. Para el Ecosistema ASP, sin embargo, el futuro es ahora, proporcionando un mejor mantenimiento de registros y una mayor productividad las 24 horas del día, los 365 días del año.


Agradecimientos

Contribuciones significativas de Brandi Everding, gerente de SPD - Sanford Medical Center Bismarck

Información Importante: Antes de usar el producto, consulte las instrucciones de uso y las guías del usuario suministradas con cada dispositivo para obtener las indicaciones, contraindicaciones, efectos secundarios, advertencias y precauciones. Nada en este estudio de caso promocional está destinado a reemplazar, complementar y/o modificar las Instrucciones de uso y la guía del usuario actuales y aprobadas de cada dispositivo.

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Referencias:

  1. Renshaw, Eric (2012) Forgotten Sioux Falls. Charleston, South Carolina, Arcadia Pub, pp. 26.

  2. Brixey JJ, Tang ZH, Robinson DJ, et al. Interruptions in a level one trauma center: A case study. International Journal of Medical Informatics. 2008;77:235-241

  3. Rivera-Rodriguez, A. J., & Karsh, B. T. (2010). Interruptions and distractions in healthcare: review and reappraisal. Quality & safety in health care, 19(4), 204-12.

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